Tärkeää tietoa asiakkaille ja tekijöille

Oheisessa Vierityspalkin jutussa on listattu erittäin tärkeää tietoa verkkomediaprojekteista. Lukekaa (ainakin ennen yrityksenne verkkostrategian tekoa). Tiivistän, lisään ja muokkaan tästä sellaisen A4-koon ohjeen/ briiffin, jota voi sitten käyttää asiakas, toimistot ja tekijät. Laitan sen jakoon ensi viikolla.

--

Haaste edellyttää vahvempaa liiketoimintasuunnittelua ja projektien perusteiden rakentamista. Käyttäjien tarpeita on kuunneltava, mutta vain liiketoiminnallisesti tärkeisiin vaatimuksiin kannattaa vastata.
On myös suositeltavaa harjoittaa avointa viestintää käyttäjille päin, jotta useammat avainhenkilöt ymmärtävät, että isojen verkkopalveluiden kehittäminen ja käyttöönotto ei ole menossa halvempaan ja yksinkertaisempaan suuntaan.

Haaste edellyttää julkaisujärjestelmiä kehittäviä tahoja keskittymään vain tiettyihin käyttötapauksiin. Asiakkailta haaste vaatii kirkasta verkkostrategiaa eikä päätöntä ominaisuuskilpailua jossa omaan verkkopalveluun halutaan milloin mitäkin ominaisuuksia. "Paraskaan" järjestelmä ei taivu kaikkeen.

Tämä haaste koskettaa erityisesti asiakkaita, mutta välillisesti myös projekteja toteuttavia osapuolia. Mitä enemmän hankkeen strategia on hukassa ja hajallaan, niin sitä todennäköisemmin projektissa tulee ongelmia tai erimielisyyksiä. Selkein merkki strategian puutteesta on, että vaatimusmäärittely kattaa kaiken mahdollisen sosiaalisesta nettiTV:stä aina mobiilisti toimiviin ryhmätyötiloihin ja googlemaisesti toimiviin personoituviin hakutoimintoihin.

Verkkopalveluiden kehittäminen ja uudistuksien käyttöönotto tapahtuu parhaimmillaan vaiheistetusti ja yhteistyössä käyttäjien kanssa. Tiukat projektiaikataulut ja perinteiset vesiputousmallit ovat usein ristiriidassa käyttäjien arkitodellisuuden kanssa. Uudistuksien ajaminen sisään kertarysäyksillä on hyvin harvoin käyttäjien toivoma tapa. Lisäksi verkkopalveluille ja sisällönhallintajärjestelmille on tyypillistä käydä läpi julkaisun jälkeen pitkähkö sopeutusvaihe jossa ominaisuudet hiotaan ja viimeistellään käyttäjien haluamiksi.

Projektiliiketoiminnan yksi suurimpia haasteita on resurssien optimointi ja tämä optimointi on usein ristiriidassa projektien laadun kanssa. Asiakkaan kannalta parhaita keinoja helpottaa tilannetta on panostaa konsepti- ja arkkitehtuurisuunnitteluun sekä sallia neuvottelu tavoiteaikatauluista projektin aikana. Usein juuri tiukat aikataulut johtavat tilanteisiin joissa homma runnotaan kasaan niillä tekijöillä jotka sattuvat olemaan saatavilla. Seurauksena on lähes aina laatuongelmia myöhemmässä vaiheessa. Osaavia tekijöitä ei vain ole rajattomasti.

Kaikki tämä edellyttää, että joko asiakkaalla on itsellään vahvaa näkemystä alan kehityksestä tai saatavilla on kumppaneita joiden liiketoiminta ei ole riippuvainen jatkuvista koodausprojekteista, lisäräätälöinnistä tai järjestelmäpäivityksistä. Huomattavaa on myös se, että mainostoimistoista ei tähän rooliin ole. Harva ns. “digitaalinen mainostoimistokaan” hahmottaa kovin suuria kokonaisuuksia ja pystyy katsomaan kokonaisuutta asiakkaan näkökulmasta.

Markkinoilla on krooninen pula osaajista ja yrityksistä jotka olisivat keskittyneet jatkuvan kehityksen palvelutarjontaan. Suomalaiset verkkopalvelut elävät edelleen aivan liikaa massiivisten uudistusprojektien kautta. Uudistusten välissä verkkopalvelut uinuvat ruususen unta ja ylläpidosta maksetaan vaikka mitään ei tehtäisikään.
Tämän haasteen ratkaisu edellyttää asiakkailta ajattelutavan muutosta. Markkinointi- ja viestintävetoisesta projektitoiminnasta tulee siirtyä yhä enemmän pitkäjännitteiseen palvelu- ja sisältötuotantoon jossa pääpaino on jatkuvassa inkrementaalisessa kehittämisessä.

Verkkopalveluprojekteja tehdään helposti liian pienessä piirissä ja oma henkilökunta saattaa lukea uudistuksesta jopa lehdistötiedotteesta. Tämä on omiaan herättämään negatiivisen arvostelun ja tähän ei millään yrityksellä pitäisi olla varaa. Jopa uusi intranet saattaa vain ilmestyä henkilökunnan käyttöön ilman sen kummempia ennakkotiedotteita, koulutuksia tai esittelytilaisuuksia.
Etenkin jos sisällöntuotantoon halutaan sitouttaa laajempi joukko ihmisiä niin uuden palvelun lanseerauksessa tulisi soveltaa samoja oppeja kuin minkä tahansa uuden tuotteen kohdalla. Avainvaikuttajat tulee sitouttaa ajoissa, viestintä tulee suunnitella etukäteen, koulutukset tulee järjestää ja lanseerauksen pitää tapahtua rytinällä. Sisältöpalveluiden kohdalla hiljainen beta-vaihe ja pilottistrategia ovat myös suosittuja, mutta yhtä lailla nämäkin tulee suunnitella osana kokonaisuutta.

Siirtojen kanssa kohdataan yleensä ongelmia kaikissa projekteissa. Automaattinen siirto on yleensä mahdollista vain hyvin rajalliselle määrälle sisältöjä ja vaadittava henkilötyömäärä usein yllättää. Ongelmat sisältöprojektissa onkin tyypillisin julkaisuaikataulun viivästyttäjä.
Sisällöntuotantoon ja lanseeraukseen tulisi aina perustaa oma projektinsa joka johdetaan samalla tarkkuudella kuin varsinainen teknologinen uudistusprojektikin.

Web-standardeista ja moderneista selaimista huolimatta verkkopalveluiden kehittäminen päätelaiteriippumattomasti on käytännössä mahdotonta. Asiakkailla on houkutus luetella vaatimusmäärittelyssä kaikki selaimet IE6:sesta Operaan, Chromeen ja Windows Mobileen. Toteuttajat sitten joutuvat selittelemään kun viikkojen testaamisen ja korjaamisen jälkeenkään palvelu ei toimi virheettömästi edes IE:n ja FF:n uudemmilla versioilla. Pelkästään järkevän selainyhteensopivuuden saavuttaminen on verkkopalveluprojektien megahaaste johon tarvitaan tehtävään erikoistuneita osaajia.
Minikannettavien ja mobiililaitteiden kehittyessä haasteet vain kasvavat. Eri päätelaitteiden tukemisesta tulisi neuvotella jokaisen palvelun kohdalla erikseen ja etukäteen. Palveluntarjoajat lupailevat herkästi liikoja joten tämä haaste vaatii asiakkailtakin ymmärrystä, koska tilanne ei näytä olevan menossa pelkästään parempaan suuntaan.

Yhteenveto: Asiakkailta ja toimittajilta tarvitaan monimutkaistuvassa verkkomaailmassa entistäkin parempaa yhteistyötä. Toisaalta asiakkaan rooli edellyttää yhä enemmän näkemystä – tai kykyä haalia näkemystä ympärilleen. Myös projektien käytännön tekemisestä alkaa nykyisin olla jo paljon kokemusta alalla. Kokemuksen tuomia oppeja ei kuitenkaan sovelleta projekteissa automaattisesti – ei asiakkaan puolelta eikä toimittajan toimesta. Verkkopalveluprojektien menestyksekäs läpivienti on edelleen erityistaito johon kannattaa panostaa.
Tämä artikkeli on kirjoitettu, koska haasteista on tärkeätä keskustella ennen kuin ne muuttuvat ongelmiksi ja vievät projektit kriisitilaan.

Jari, VIIDAKKORUMPU